Réglements de l’association des résidants des Trois-Lacs

DISPOSITIONS GÉNÉRALES

Définitions

Dans le présent règlement, à moins que le contexte n’indique un sens différent, on entend par :

Association : une association légalement constituée en vertu de la loi des compagnies 3^e partie.

Section : toute personne résidant dans une municipalité située autour du plan d’eau Trois Lacs. Il peut s’agir de la section St-Rémi de Tingwick, Tingwick, Asbestos (secteur Trois Lacs) ou Wotton.

Membre : toute personne qui a défrayé le coût de sa carte de membre pour l’année en cours.

Interprétation : genre

Dans le présent règlement, le genre masculin comprend le genre féminin, à moins que le contexte n’indique le contraire.

  

LE COMITÉ DE DIRECTION

Composition

• L’Association est administrée par un comité composé de 12 membres provenant des municipalités environnantes. Quatre officiers sont choisis parmi les membres : un président, un vice-président, un trésorier et un secrétaire et des directeurs.

Condition d’éligibilité

• Est éligible au poste de membre du comité de direction tout membre de l’Association.

Durée du mandat

• Les membres du Comité sont élus pour un mandat de deux (2) ans. Ils sont rééligibles.

Entrée en fonction

Les membres du Comité entrent en fonction à la clôture de l’assemblée générale annuelle de l’Association qui suit immédiatement leur élection et le demeurent jusqu’à leur décès, démission, remplacement ou perte de leur qualité de membre.

Devoirs du Comité de direction

• Le comité travaille en étroite collaboration avec le comité inter municipal ou tout autre organisme pour la protection et la mise en valeur du plan d’eau Trois Lacs. 

Pouvoir réglementaire général du Comité de direction

Le Comité peut adopter tout règlement concernant la conduite de ses affaires et l’administration de ses biens de même que sur toutes matières d’intérêt général pour les membres.

Tout règlement adopté par le Comité entre en vigueur le jour de son adoption.

Pouvoirs spécifiques du Comité de direction

Le comité doit, par résolution :

Fixer le mode et les modalités de l’élection des membres du Comité, de l’élection du président, du vice-président, du trésorier et de la secrétaire du Comité.

Il peut par résolution, notamment :

Autoriser une personne à signer, en l’absence du président ou du trésorier les chèques, les contrats ou autres documents engageant les fonds de l’Association.

Désigner l’institution financière où les argents de l’Association sont déposés.

Autoriser les allocations de dépenses aux membres du Comité.

Déterminer les objectifs et les priorités de l’Association pour la durée du mandat.

Modifier le règlement, s’il y a lieu.

 

ÉLECTIONS DU COMITÉ DE DIRECTION

 

Procédures d’élection

L’élection a lieu tous les ans.  Il y a élection pour la moitié des membres du comité.

Président d’élection

L’Assemblée se nomme un président d’élection et celui-ci nomme deux scrutateurs afin d’assurer le bon déroulement du vote.

Fonctions du président d’élection

Le président d’élection est chargé de l’application des procédures et des modalités de l’élection ainsi que de son déroulement selon les règles d’une saine démocratie.

Décisions du président d’élection

Toute décision du président d’élection portant sur l’application des procédures ou modalités de l’élection ou relative au déroulement de l’élection est finale et sans discussion.

Tenue de l’élection

L’élection a lieur lors de l’assemblée générale.

Les membres en règle ont droit de voter et d’être mis en nomination pour faire partie du comité exécutif. Le président d’élection explique aux membres le déroulement et les informe des particularités prévues.

Les propositions viennent du parquet avec un proposeur et un appuyeur.

Toutes les propositions sont notées au tableau jusqu’à ce qu’on arrive à une proposition demandant la fermeture des mises en nomination.

Le président d’élection débute par le dernier nom et demande à la personne si elle accepte de faire partie du comité exécutif.

Et on continue ainsi pour la liste.

Si on obtient le nombre exact de candidats, ils sont élus par acclamation.

Si le nombre est supérieur au nombre de postes à combler, il y a vote par scrutin secret.

Chaque membre dépose son bulletin de vote dans une boite de scrutin en présence d’un scrutateur.

La boite de scrutin demeure sous la responsabilité du président d’élection jusqu’au dépouillement du vote.

Le dépouillement du vote se fait par le président d’élection en présence des scrutateurs. Les membres sont invités à noter le nom des personnes selon le nombre de poste à combler.

Deux scrutateurs sont nommés pour procéder au décompte des votes.

En cas d’égalité des voix, pour le dernier poste à remplir, un tirage au sort détermine lequel des candidats est élu.

Le président d’élection dresse immédiatement un rapport des résultats de l’élection et en informe l’assemblée générale.

Le président d’élection demande une résolution pour la destruction des bulletins de vote, s’il y a lieu.

S’il y a moins de membres élus que le nombre requis, le comité exécutif comblera les postes vacants lors de sa première réunion suivant l’entrée en fonction des élus. Les personnes ainsi nommées sont considérées comme des membres élus au comité exécutif.

Destruction des bulletins de vote

Le président d’élection demande une résolution pour la destruction des bulletins de vote, s’il y a lieu.

Élections des officiers

Après l’élection, les membres élus se réunissent afin d’élire les officiers du comité de direction, soient le président, le vice-président, le trésorier et le secrétaire ainsi que les responsabilités respectives de chaque directeur. Le mandat est pour une durée d’un an.

Vacance à un poste d’officier du Comité de direction

Toute vacance à un poste de membre du Comité est comblée au moyen d’une nomination par vote majoritaire des membres du Comité alors en fonction. Le mandat de l’officier ainsi élu se termine à l’expiration de celui de la personne qu’elle remplace.

Absence au Comité sans préavis

Un membre du Comité qui, au cours d’une même année financière, est absent à trois (3) réunions sans avoir motivé son absence, est réputé avoir démissionné du Comité à la clôture de la troisième réunion et son poste devient vacant dès ce moment.

Le membre concerné doit avoir été avisé par le président du Comité de son statut de membre démissionnaire avant que le Comité ne procède à l’élection.

Nombre de réunions

Le Comité doit se réunir au moins une fois par mois, de mai à septembre inclusivement.

Quorum

Le quorum du Comité est de moitié des membres plus un. Les décisions se prennent à la majorité des voix des membres présents.

Au cas d’égalité des voix, le président donne un votre prépondérant.

Réunions

L’avis de convocation de toute réunion du Comité est expédié par la secrétaire à la demande du président, du vice-président, du trésorier ou de trois (3) membres du Comité.

Convocation

L’avis de convocation peut être verbal et le délai de convocation est d’au moins quarante-huit (48) heures, à moins que tous les membres du Comité y renoncent.

Procès-verbaux

Les procès-verbaux du Comité de direction sont dressés par la secrétaire. Ils sont approuvés par le Comité, signés par le président et la secrétaire.

Les procès-verbaux sont conservés chez la secrétaire.

Les procès-verbaux des assemblées générales et des assemblées du comité de direction sont disponibles sur demande. 

Droit d’assistance aux réunions du comité

Seuls les membres du comité ont le droit d’assister à une réunion du comité, à moins que le Comité n’en décide autrement.

Toutefois, sur décision du Comité, une période de questions peut être accordée à tout membre qui en fait la demande.

LES FONCTIONS ET LES PRÉROGATIVES PARTICULIÈRES DE MEMBRES DU COMITÉ

 

Le président

Préside les réunions régulières et spéciales du Comité de direction, l’assemblée générale annuelle, les assemblées extraordinaires.

Exerce un droit de surveillance générale sur les affaires de l’Association.

Est responsable de l’administration des affaires de l’Association ainsi que la mise en application des décisions du Comité et de celles des membres en assemblée générale.

Coordonne les travaux du Comité et de l’assemblée générale et en assure la continuité; il prépare conjointement avec la secrétaire l’ordre du jour du Comité et des assemblées générales.

Convoque les réunions régulières et spéciales du Comité, l’assemblée générale annuelle et les assemblées générales extraordinaires.

Donne un vote prépondérant en cas d’égalité des voix.

Représente officiellement l’Association.

Après approbation par le Comité, le président signe, conjointement avec la secrétaire les procès-verbaux ainsi que les autres documents nécessitant une signature officielle des mandataires du Comité, pourvu que ces documents n’engagent pas les fonds de l’Association.

Détermine l’ordre du jour des réunions régulières et spéciales du Comité, de l’assemblée générale annuelle de même que des assemblées générales extraordinaires.

Le vice-président

Remplace le président lorsque celui-ci est incapable de remplir ses fonctions, absent ou malade.

Assiste le président dans toutes ses fonctions.

Assume toute autre tâche qui lui est assignée par le président ou par le Comité.

Le secrétaire-trésorier

Est dépositaire des archives et de tous les documents de l’Association; il en assure la garde, le caractère confidentiel et en autorise la consultation.

Signe avec le président tous les documents officiels de l’Association, sauf ceux qui engagent les fonds de l’Association.

Rédige et signe le procès-verbal de chaque réunion régulière ou spéciale du Comité, de l’assemblée générale annuelle et chaque assemblée générale extraordinaire.

Transmet aux membres l’avis de convocation pour les réunions régulières et spéciales du Comité, l’assemblée générale annuelle et les assemblées générales extraordinaires.

L’avis de convocation se fait par téléphone ou par électronique pour les membres du Comité de direction et il est affiché aux tableaux d’affiche et annoncé dans le journal annuel pour l’assemblée générale et par téléphone ou par électronique pour les assemblées générales extraordinaires.

Rédige et expédie la correspondance.

Prépare conjointement avec le président l’ordre du jour des réunions régulières et spéciales du Comité de direction, de l’assemblée générale et les assemblées générales extraordinaires.

Remet aux membres du Comité de direction l’ordre du jour, les procès-verbaux ainsi que toute documentation pertinente au moment de la réunion du Comité de direction.

Rédige et présente le rapport des activités du Comité pour l’assemblée générale annuelle des membres.

Vérifie les recettes et dépenses de l’Association.

Présente au Comité les rapports financiers périodiques et annuels.

Signe conjointement avec le président, ou en l’absence de celui-ci, avec la personne autorisée par le Comité de direction, les chèques, les contrats et les autres documents engageant les fonds de l’Association.

Tient régulièrement les livres de comptabilité où sont inscrits les recettes et les déboursés de l’Association et conserve les pièces justificatives de paiement effectués.

Prépare au début de chaque année financière le budget de l’Association.

Prépare chaque année le rapport financier pour la vérification des livres.

  

Les conseillers

 

Partagent les responsabilités de l’administration des affaires et biens de l’Association.

Assument toute responsabilité qui leur sont assignées par le président du Comité ou par le Comité de direction.

Transmettent les objectifs et orientations du Comité de direction dans leur entourage et auprès des membres.

  

ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE ET EXTRAORDINAIRE

L’assemblée générale annuelle et les assemblées générales extraordinaires de l’Association sont tenues au temps et lieux déterminés par le Comité de direction.

Un avis de convocation à l’assemblée générale annuelle doit être affiché au moins vingt et un (21) jours avant la date prévue pour la tenue de l’assemblée.

Une assemblée générale extraordinaire peut être convoquée en tout temps, sur avis d’au moins quarante-huit (48) heures, par le président ou par trois (3) membres du Comité ou sur demande écrite d’au moins trente (30) membres de l’Association.

Tout membre présent à une assemblée générale extraordinaire renonce à l’avis de convocation. 

Si le secrétaire est absent ou ne peut remplir ses fonctions, le président ou le vice-président peut donner l’avis de convocation.

Les avis d’assemblée générale annuelle et des assemblées générales extraordinaires doivent indiquer la date, l’heure, l’endroit et la nature des affaires à discuter.

Le quorum des assemblées générales est fixé à 15% des membres.

 Les décisions se prennent à la majorité des voix des membres présents.

DISPOSITIONS FINANCIÈRES

L’année financière de l’Association se termine le 30 avril.

Le rapport financier dûment vérifié est présenté à l’assemblée générale annuelle par le secrétaire-trésorier.

L’assemblée générale annuelle approuve, par résolution, les prévisions budgétaires présentées par le Comité de direction.

 

DISPOSITIONS FINALES 

Le présent règlement entre en vigueur le 15 septembre 2004 et remplace tous les règlements de l’Association en vigueur avant cette date.